GDPR-information - Walter Lundborg Byggnadsaktiebolag

 Du kan även ladda ner vår GDPR i PDF format genom att klicka här!

Walter Lundborg Byggnadsaktiebolag, 556324-2287, (”Walter Lundborg”) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Din integritet och trygghet är viktig för oss och vi arbetar systematiskt med informationssäkerhet och dataskydd för att säkerställa en god hantering av dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (”GDPR”). Walter Lundborg tillämpar även Fastighetsägarna, Sveriges Allmännytta och Hyresgästföreningens vägledningar avseende personuppgiftsbehandlingar vid uthyrning och förvaltning av bostäder och kamerabevakning.

Vi behandlar dina personuppgifter när du söker bostad, erbjuds bostad, när du sedan blir hyresgäst hos oss och även en tid efter det att ditt hyresavtal har upphört.

När du söker en bostad hos oss

Under ansöknings-/kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. uppgifter om din ekonomi, anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi även behandla de uppgifterna.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kan vi dock komma att bevara dina personuppgifter i maximalt tre månader efter avslagsbeslutet.

När du är hyresgäst

När du blir hyresgäst hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina kontaktuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/ eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar viktig information till dig.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla och förbättra verksamheten och behålla en god kontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan i sådana fall också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, vår leverantör av elektroniska nycklar, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Dina uppgifter överförs inte till ett land utanför EU/EES, men om detta skulle ske informerar vi om detta och säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När ditt hyresavtal upphört

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som t.ex. hyresavtalet och beslut från socialnämnd. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex. betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Särskilt om elektroniska nyckelsystem

Walter Lundborg använder elektroniska nyckelsystem. Ur säkerhetssynpunkt finns det många fördelar med detta bl.a. kan borttappade nycklar enkelt spärras och tillträdet kan styras och följas upp i efterhand.

Användningen av de elektromekaniska nycklarna till lägenheterna (där sådana används) loggas endast vad gäller ordning för inpassering, utan tider och klockslag. Syftet är för att kunna följa upp inpassering i lägenheterna av t.ex. hantverkare och personal från Walter Lundborg. Walter Lundborg kan dock endast, efter specifik begäran till nyckeltillverkaren, få tillgång till loggen . Utöver detta är uppgifterna endast kopplade till administrationen av nycklarna hos Walter Lundborg och nyckeltillverkaren.

Användningen av nycklar kopplade till allmänna utrymmen, t.ex. fastighet, tvättstuga och garage, loggas med tider/klockslag. För framtagande av anonymiserad statistik behandlas uppgifterna efter vårt berättigade intresse så att vi kan effektivisera och förbättra användningen av fastigheten. Uppgifterna behandlas också för att kunna ta tillvara rättsliga anspråk vid störningar. Passageloggen kan alltså användas för att vidta åtgärder med anledning av störningar i boendet, men som regel inte för att tillvarata hyresgästernas intresse av sundhet, ordning och gott skick inom fastigheten.

För att minimera risken för intrång i den personliga integriteten har vi valt att minimera lagringstiden för loggarna i så stor utsträckning som möjligt och med hänsyn till när syftet med loggarna upphört. Personuppgifterna kommer aldrig att sparas längre än en månad för statistiska ändamål och för utredning av störning om uppgifterna inte används. Vi har vidare sett till att enbart ett fåtal personer hos Walter Lundborg har tillgång till loggarna och vi har löpande rutiner för hur uppgifterna får hanteras och lämnas ut.

Vi är mycket restriktiva med att lämna ut loggarna men ibland är det nödvändigt. Det innebär att de som kan få tillgång till uppgifterna, utöver en begränsad krets av personal på Walter Lundborg, är våra personuppgiftsbiträden, t.ex. leverantören som hanterar det elektroniska nyckelsystemet. Uppgifter kan även komma att lämnas ut till myndighet i de fall detta krävs enligt lag eller myndighetsbeslut eller till berörda brottsbekämpande myndigheter när detta krävs för t.ex. en brottsutredning. Dina uppgifter överförs inte till ett land utanför EU/EES, men om detta skulle ske informerar vi om detta och säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Särskilt om kamerabevakning

I ett fåtal fastigheter har vi kamerabevakning som sker i och runt våra fastigheter, t.ex. i garage. Kameror monteras där vi har gjort en bedömning att behov finns. Vilka de platserna är framgår av tydlig skyltning på respektive plats.

Personuppgiftsbehandlingen vid kamerabevakningen (bildmaterial, ingen ljudinspelning) är nödvändig för vårt berättigade intresse av att skapa en trygghet i och runt våra fastigheter, för att förebygga och minska skadegörelse och andra störningar samt för att kunna säkerställa säkerhet och ordning för våra hyresgäster, samarbetspartner, personal och besökare.

För att minimera risken för intrång i den personliga integriteten har vi valt att minimera lagringstiden för det inspelade bildmaterialet i så stor utsträckning som möjligt och med hänsyn till när syftet med inspelningen upphört. Personuppgifterna kommer aldrig att sparas i längre tid än en månad, om inte syftet med inspelningen medför skäl till att vi behöver spara uppgifterna längre. Vi har vidare sett till att enbart ett fåtal personer hos Walter Lundborg har tillgång till det inspelade bildmaterialet och vi har löpande rutiner för hur inspelat bildmaterial får hanteras och lämnas ut. Behovet av kamerabevakning utvärderas varje år och om det inte längre finns behov av kameran, så tas den ner.

Vi är mycket restriktiva med att lämna ut bildmaterialet men ibland är det nödvändigt. Det innebär att de som kan få tillgång till bildmaterialet, utöver en begränsad krets av personal på Walter Lundborg, är våra personuppgiftsbiträden, t.ex. leverantören som hanterar kamerorna samt bildmaterialet. Bildmaterial kan även komma att lämnas ut till myndighet i de fall detta krävs enligt lag eller myndighetsbeslut eller till berörda brottsbekämpande myndigheter när detta krävs för t.ex. en brottsutredning. Dina uppgifter överförs inte till ett land utanför EU/EES, men om detta skulle ske informerar vi om detta och säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett s.k. registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du t.ex. anser att de inte är korrekta. Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.

Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet). Du har också rätt att vända dig till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (”IMY”) på imy@imy.se om du har klagomål.  

Kontakta oss om du har frågor om vår personuppgiftsbehandling på tim@lundborg.se

Senast uppdaterad 2022-12-30.